Congés payés en restauration : comment les calculer

Les congés payés en restauration, c'est un sujet qui génère régulièrement des questions — et parfois des tensions. Entre la caisse de congés spécifique au secteur HCR, la règle du dixième, les extras et les périodes de référence, le calcul peut vite sembler opaque. Pourtant, bien maîtriser ces règles, c'est éviter les erreurs de paie et les litiges.

Dans ce guide, on vous explique comment calculer les congés payés en restauration, qui gère leur versement, et comment simplifier le suivi au quotidien.

Ce qui distingue la restauration : la caisse de congés payés HCR

Dans la plupart des secteurs, c'est l'employeur qui gère directement les congés payés de ses salariés. En restauration, c'est différent : les congés sont gérés par la Caisse nationale de Congés Payés et Chômage Intempéries HCR (CNCPH), aussi connue sous le nom de caisse des congés payés des Hôtels, Cafés, Restaurants.

Ce système existe depuis les années 1930 pour répondre à une réalité du secteur : la forte mobilité des salariés. Un serveur peut travailler pour trois employeurs différents dans l'année. La caisse centralise les droits et les verse directement au salarié, quelle que soit la durée passée chez chaque employeur.

Concrètement, cela signifie que :

• → L'employeur cotise à la caisse pour chaque salarié (environ 18,5% de la masse salariale brute selon les cas)
• → La caisse verse l'indemnité de congés directement au salarié au moment de son départ en vacances
• → L'employeur n'a pas à avancer les indemnités de congés sur la fiche de paie mensuelle
• → Cette règle s'applique à tous les établissements relevant de la convention collective HCR, qu'il s'agisse d'un CDI, d'un CDD ou d'un contrat d'extra

Attention : l'affiliation à la caisse est obligatoire. Un employeur qui ne cotise pas s'expose à des redressements URSSAF et à des litiges prud'homaux.

La période de référence : ce qu'il faut savoir

Les droits à congés ne se calculent pas sur l'année civile, mais sur une période de référence qui court du 1er avril au 31 mars de l'année suivante. C'est la règle dans le secteur HCR, en lien avec le fonctionnement de la caisse.

Ce point est important à intégrer dans votre gestion : un salarié recruté en octobre accumulera ses droits jusqu'au 31 mars, puis une nouvelle période démarre le 1er avril.

Combien de jours de congés en restauration ?

La règle de base est la même que dans tous les secteurs : 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif, soit 30 jours ouvrables pour une année complète (l'équivalent de 5 semaines).

Attention à la distinction entre jours ouvrables et jours ouvrés :

• • Jours ouvrables : tous les jours sauf le dimanche et les jours fériés. La semaine compte 6 jours ouvrables (lundi au samedi).
• • Jours ouvrés : les jours réellement travaillés dans votre établissement (en général 5 jours). Certains employeurs utilisent ce décompte, ce qui donne 25 jours pour une année complète.

La convention collective HCR prévoit le décompte en jours ouvrables par défaut, mais votre accord d'entreprise peut prévoir des jours ouvrés si cela est plus favorable au salarié.

Qu'est-ce qu'un mois de travail effectif ?

Certaines absences sont assimilées à du travail effectif pour le calcul des congés, ce qui est souvent une source de confusion. Comptent comme travail effectif :

• ✓ Les congés payés de l'année précédente
• ✓ Les congés maternité, paternité et adoption
• ✓ Les arrêts pour accident du travail ou maladie professionnelle (dans la limite d'un an)
• ✓ Les formations professionnelles
• ✗ Les arrêts maladie ordinaires (ne comptent pas, sauf accord plus favorable)

La règle du dixième : comment calculer l'indemnité

L'indemnité de congés payés doit être au moins égale à 1/10e de la rémunération brute perçue pendant la période de référence. C'est ce qu'on appelle la règle du dixième.

La règle s'applique simplement : si un salarié a perçu 24 000€ bruts sur la période de référence (avril N-1 à mars N), son indemnité de congés est de 24 000 / 10 = 2 400€.

Mais il existe un second mode de calcul : le maintien de salaire. On calcule ce qu'aurait perçu le salarié s'il avait travaillé pendant ses congés. On retient le calcul le plus favorable pour le salarié — c'est une règle d'ordre public.

Dans la pratique, la caisse de congés HCR effectue ce calcul automatiquement pour les employeurs qui cotisent correctement. Votre responsabilité : déclarer les salaires exacts et en temps voulu.

Le cas particulier des extras

Les extras ont les mêmes droits aux congés payés que les CDI — c'est souvent une surprise pour les employeurs. Chaque heure travaillée génère des droits, gérés par la caisse de congés HCR.

Pour les contrats courts, la règle est simple : l'indemnité de congés payés est intégrée dans le salaire versé en fin de contrat, à hauteur de 10% du salaire brut. C'est la fameuse mention "ICP" (Indemnité Compensatrice de Congés Payés) que vous voyez sur les bulletins d'extra.

Attention : cette ICP de 10% est versée par l'employeur directement, sans passer par la caisse. Elle doit impérativement figurer sur le bulletin de paie. Ne pas la verser est une faute grave qui expose à un redressement.

Comment poser et planifier les congés dans un restaurant

La loi prévoit que le salarié doit poser au minimum 12 jours ouvrables consécutifs pendant la période légale de congés, qui va du 1er mai au 31 octobre. La fraction principale (appelée congé principal) doit être prise pendant cette période.

Dans la restauration, la réalité est souvent différente : l'été est la haute saison et fermer n'est pas toujours possible. La convention collective HCR prévoit des dérogations pour permettre l'étalement des congés sur toute l'année — à condition d'un accord collectif ou d'un accord individuel avec le salarié.

Quelques règles pratiques à respecter :

• 1. Fixer les dates de congés au minimum 1 mois à l'avance et les communiquer par écrit
• 2. Ne pas fractionner le congé principal en plus de 2 parties sans l'accord du salarié
• 3. Si le congé est fractionné hors période légale, le salarié peut avoir droit à des jours supplémentaires de fractionnement (1 jour pour 3 à 5 jours hors période, 2 jours pour 6+ jours)
• 4. Les congés non pris en fin d'année de référence sont en principe perdus — sauf accord écrit de report ou impossibilité de les prendre pour raison de service

Affiliation et déclarations à la caisse HCR : les obligations pratiques

Pour tout établissement relevant de la convention collective HCR, l'affiliation à la caisse de congés est obligatoire dès le premier salarié. Voici les étapes clés :

• → Affiliation : lors de l'ouverture de l'établissement ou de l'embauche du premier salarié, contacter la caisse HCR de votre région
• → Déclarations mensuelles : déclarer chaque mois les heures et salaires bruts de chaque salarié
• → Cotisations : régler les cotisations correspondantes (le taux varie selon la caisse et le statut, généralement entre 16% et 19% du brut)
• → Attestation : remettre à chaque salarié son attestation d'emploi pour qu'il puisse faire valoir ses droits auprès de la caisse

La gestion de ces déclarations peut vite devenir chronophage si vous gérez plusieurs salariés aux contrats variés. C'est là qu'un outil comme Alfred prend tout son sens : centraliser les données RH (heures travaillées, salaires, statuts) pour préparer vos déclarations mensuelles sans y passer des heures.

Résumé : les points clés à retenir

• ✓ Les congés payés en restauration sont gérés par la caisse HCR, pas directement par l'employeur
• ✓ La période de référence va du 1er avril au 31 mars
• ✓ Droit : 2,5 jours ouvrables par mois travaillé, soit 30 jours pour une année complète
• ✓ L'indemnité est calculée par la règle du dixième ou le maintien de salaire (le plus favorable)
• ✓ Les extras perçoivent une ICP de 10% directement sur leur bulletin de paie
• ✓ L'affiliation à la caisse est obligatoire dès le premier salarié

FAQ — Congés payés en restauration

Un salarié en CDI peut-il perdre ses congés s'il ne les prend pas ?

En principe, les congés non pris en fin de période de référence (31 mars) sont perdus. Il n'existe pas de report automatique, sauf si l'employeur a empêché le salarié de prendre ses congés pour raisons de service — auquel cas un report peut être imposé par les prud'hommes. Certains accords d'entreprise prévoient également un report possible sur l'année suivante.

Que se passe-t-il si je ne cotise pas à la caisse HCR ?

Ne pas cotiser à la caisse expose l'employeur à un redressement URSSAF, à des pénalités et, en cas de litige avec un salarié, à devoir verser l'intégralité des indemnités de sa poche. Le non-respect de cette obligation est considéré comme une faute grave. L'affiliation est obligatoire dès l'ouverture et dès le premier salarié.

Comment calculer les congés d'un extra qui a travaillé 3 jours ?

Pour un extra en contrat journalier, l'indemnité de congés payés est de 10% du salaire brut versé, ajoutée directement sur le bulletin de paie. Par exemple, pour 3 jours travaillés à 120€ bruts/jour, soit 360€ bruts, l'ICP sera de 36€. Cette somme doit obligatoirement figurer sur le bulletin.

La caisse de congés HCR gère-t-elle aussi les jours fériés ?

Non. La caisse HCR gère uniquement les congés payés. Les jours fériés travaillés font l'objet de règles spécifiques dans la convention collective HCR : selon les cas, ils peuvent donner droit à une majoration de salaire ou à un repos compensateur. Ce sont deux dispositifs distincts à ne pas confondre.

Peut-on imposer à un salarié de prendre ses congés en dehors de la période légale ?

Oui, sous conditions. La convention collective HCR permet à l'employeur de fixer les périodes de congés en dehors de la fenêtre mai-octobre, à condition d'en informer les salariés au moins 1 mois à l'avance. Si le fractionnement est imposé par l'employeur, le salarié peut avoir droit à des jours de congés supplémentaires (jours de fractionnement).

Pour aller plus loin sur la gestion RH en restauration, consultez nos guides sur les heures supplémentaires, la convention collective HCR et le planning d'équipe. Et pour centraliser le suivi des congés, des heures et de la paie de votre équipe, découvrez le module Congés d'Alfred.